«Die Logistik sorgt für Nachschub.» Aus der ursprünglich im militärischen Kontext entstandenen Idee, Personen, Informationen oder Material zur richtigen Zeit, in der richtigen Form, am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen, hat sich inzwischen eine eigenständige und hoch optimierte Branche entwickelt. Längst wird die Logistik nicht mehr nur als zentraler Dienst innerhalb einer Organisation verstanden. Vielmehr geht es inzwischen um die Entwicklung und Optimierung globaler Wertschöpfungsnetze unter Einsatz modernster Technologien. Doch wie steht es um die Gesundheit der Beschaffung und Logistik im Gesundheitswesen?

Ausgangslage
Das Aufgabenspektrum der Beschaffung und Logistik reicht vom strategischen, taktischen und operativen Einkauf, über den Transport, die Lagerung und die bedarfsgesteuerte Bereitstellung von Waren und Material bis hin zur sachgerechten Entsorgung. Neben der bedarfsgerechten Versorgung mit Material und Information geht es darum, Platzbedarf und Kapitalbindung zu minimieren, Lagerbestände und Lieferantenverträge zu optimieren und Produktqualität sicherzustellen.

Im Vergleich verschiedener Gesundheitseinrichtungen wird deutlich, dass Beschaffung und Logistik sehr unterschiedlich organisiert sein können: Einerseits ist die Aufgabenteilung im Zusammenspiel mit Medizin, Pflege, Apotheke, technischem Dienst usw. pro Produktgruppe jeweils anders geregelt. Hinzu kommen die unterschiedliche Reife der Prozesse und IT-Systeme in der operativen Beschaffung und Rechnungsverarbeitung sowie der damit verbundene Automatisierungsgrad. Auch die infrastrukturellen Voraussetzungen (Gebäude/Etagen, Platzverhältnisse, Transportmöglichkeiten) sind denkbar heterogen. Nicht zuletzt unterliegen die Sourcing- und Kooperationsmodelle ständigem Wandel (externe vs. interne Lager, Direktbeschaffung vs. Einkaufsgemeinschaft) und variieren auch noch je Produktgruppe.

Ziele, Methodik und Analyseumfang
Ziel der Benchmarking Community ist es, Transparenz zu schaffen, erfolgreiche Konzepte und Ideen auszutauschen sowie die kontinuierliche Verbesserung und Weiterentwicklung des Bereichs Beschaffung und Logistik zu fördern. Die Community richtet sich dabei explizit an öffentliche und private Spitäler, Heime, Reha-Einrichtungen und Psychiatrien. Die zuvor geschilderte Komplexität stellt hohe Anforderungen an die verwendeten Benchmarking-Methoden. Für eine substantielle Beurteilung erheben und vergleichen wir Informationen aus drei Perspektiven: Effizienz, Effektivität und Qualität. Bei der Effizienz geht es vor allem um betriebliche Kennzahlen. Einkaufspreise für einzelne Produkte werden explizit nicht verglichen. Insgesamt werden etwa 30 Kennzahlen im Teilnehmervergleich und im Zeitverlauf ausgewertet. Bei der Effektivität geht es um den Aufgabenumfang und die Zuständigkeiten für ausgewählte Produktgruppen. Bei der Qualität wird die Entwicklungsreife von Personen (Fähigkeiten), Prozessen und Systemen in Bezug auf die strategische, die taktische und die operative Beschaffung beurteilt. Dazu wird ein mehrdimensionales Reifegradmodell mit vordefinierten Kriterien verwendet. Hierbei werden jeweils Ist- und Soll-Zustand eingeschätzt. Dadurch können individuelle Entwicklungspotenziale und Abweichungen vom Branchendurchschnitt
identifiziert werden.

Ergebnisse aus dem Benchmark 2016
Der steigende Kostendruck auf die Einrichtungen des Gesundheitswesens wirkt sich direkt auf die Support-Bereiche aus. Weil Einsparungen häufig nach dem Giesskannenprinzip eingefordert werden, ist es wichtig, die Kostenverhältnisse korrekt einzuordnen. Der Anteil der Supply-Gesamtkosten an den Gesamtkosten einer Organisation zeigt auf, welche Kosten dieser Bereich tatsächlich verantwortet.

Die Unterschiede beim Anteil des lagernden Warenwerts lassen sich teilweise auf unterschiedliche Lagerhaltungsmodelle zurückführen. Nicht nur innerhalb der teilnehmenden Organisationen unterscheidet sich der Anteil zentral und dezentral geführter Lager. Auch die Nutzung externer Lagermöglichkeiten (Outsourcing von Flächen und Dienstleistungen) wird zunehmend in Anspruch genommen.

Die dargestellten Produktivitätskennzahlen zeigen, welches Einkaufsvolumen (aufgabenbereinigt) mit einem Franken Personalkosten (= Personalproduktivität) beziehungsweise mit einem Franken der Gesamtkosten (= Gesamtproduktivität) bewältigt werden kann. Die Ursachen können unter anderem in der zunehmenden Digitalisierung und Automatisierung liegen und anhand weiteren Vergleichsgrössen begründet werden.

Interessante Erkenntnisse ergeben sich auch aus dem Vergleich der durchschnittlichen Personalkosten, der Anzahl interner Lieferungen und externer Bestellungen, der Transportkosten, der Lieferantenstrukturen oder der Verteilung des Einkaufsvolumens für die verschiedenen Produktgruppen (Auszug). Neben den Kennzahlen wird auch die Beschaffungsverantwortung für verschiedene Produktgruppen (Arbeitsteilung mit anderen Fachbereichen) ausgewertet. Auf diese Weise können nicht nur die Kosten in Bezug auf den Dienstleistungsumfang eingeordnet werden (ein grösserer Leistungsumfang begründet häufig auch höhere Kosten). Zudem werden konkrete Unterschiede und Trends bei den Zuständigkeiten erkannt und für die interne Argumentation und organisatorische Weiterentwicklung genutzt.

Für die jährliche Datenerhebung und den Informationsaustausch (Projektdokumente, Publikationen, Referenzberichte) steht eine geschlossene Online-Plattform zur Verfügung. Neben dem individuellen Auswertungsbericht erhalten die Teilnehmer die Möglichkeit an der gemeinsamen Jahresveranstaltung teilzunehmen. Hier werden die Ergebnisse des Benchmarks, neue Entwicklungen und aktuelle Trends aus Beschaffung und Logistik diskutiert. Im Anschluss daran werten die Teilnehmer ihre Ergebnisse aus, definieren konkrete Ziele, stossen Veränderungen an und kontrollieren im folgenden Jahr deren Erfolg. Obwohl alle Auswertungen anonymisiert sind, besteht die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme und zum direkten Informationsaustausch mit anderen Teilnehmern.

Wichtig bei allen Analysen ist folgende Erkenntnis: Es gibt nicht den «besten» oder «schlechtesten» Teilnehmer. Es gibt keine Rangliste und keinen Sieger oder Verlierer. Selbst eine einzelne Kennzahl ist nicht per se gut oder schlecht, sondern individuell im Gesamtzusammenhang der eigenen Zielvorstellungen und -vorgaben zu beurteilen.