Patientenaufnahme immer und überall

Publiziert

Der geplante oder ungeplante Ausfall der Systeme der Patientenadministration stellt Spitäler vor grosse Herausforderungen. Die hier erfassten Daten sind für nahezu alle technischen Geräte bei der Behandlung der Patienten unabdingbar. Für Spitäler mit SAP-Systemen ist nun ein Ausfallsystem verfügbar, bei dem Systemausfälle den Betrieb der Patientenadministration nicht beeinträchtigen. Die SRO in Langenthal hat dieses erfolgreich eingeführt.

Folgendes Szenario beschäftigte die Mitarbeiter der SRO Langenthal kürzlich. Aus der IT-Abteilung kam die Information, dass demnächst das SAP-System für ein bis zwei Tage ausfallen wird, da ein neues Release eingespielt werden muss. Kenner der Materie und Betroffene wissen, dass diese komplexen Arbeiten am System auch länger dauern können als ursprünglich geplant. Zudem kann es auch danach zu Störungen kommen oder gewohnte Funktionen stehen nicht uneingeschränkt zur Verfügung. Besonders unangenehm ist dies dann natürlich an vorderster Front, dort wo die Patienten aufgenommen werden. Während diese teilweise mit schmerzverzerrtem Gesicht vor einem stehen und mit Mühe und Not ihre Adressdaten aus dem bereits benebeltem Verstand hervorzukramen versuchen, kämpft der Mitarbeiter seinen eigenen Kampf mit dem System, welches gerade unvermittelt «offline» gegangen ist.

Mit Papyrus und Binsenstängel
Der erfahrene Mitarbeiter in der Patientenaufnahme greift dann natürlich sofort zu Stift und Papier und notiert in schönster Druckschrift so schnell wie möglich die Angaben, die dann unvermittelt aus dem Patienten in spe heraussprudeln. Beim nächsten Patienten verzichtet man dann gleich direkt auf die Wartezeit für die Meldung, dass das System nicht verfügbar ist und notiert die notwendigsten Informationen gleich auf einem neuen Zettel. Im schlimmsten Fall muss man diese handschriftliche Ansammlung dann an die nächste Schicht übergeben. Ist das System wieder verfügbar, werden die Aufzeichnungen Stück für Stück in das System übertragen. Das erinnerte mehr an das alte Ägypten als an ein digitalisiertes modernes Spital.

Zeit der Veränderung
Um diesen untragbaren Zustand zu beenden, wurde ein Projekt mit der Firma Consight ins Leben gerufen, welches keine geringere Aufgabe hatte als SAP zu ersetzen, wenn dieses kurz oder etwas länger nicht verfügbar ist. Es wurden also diverse Treffen mit allen Personen, für die dieses Thema relevant ist, abgehalten, und man begann, Ideen zu sammeln. Sehr schnell geriet man dann über die vielen neuen Möglichkeiten, die sich einem damit boten, ins Schwärmen und die Frage war nicht mehr, ob das Projekt tatsächlich umgesetzt werden sollte, sondern nur noch, in welchem Umfang. Genauer gesagt, wann was fertig sein sollte, um ein minimales funktionierendes System zu bekommen. Der Zeitplan wurde dabei hauptsächlich daran angepasst, wann die nächste geplante SAP-Ausfallzeit sein würde. Hochmotiviert machte sich jeder ans Werk. Die einen mit der Analyse des aktuellen Systemverhaltens, die anderen mit der Ausarbeitung des Designs für die verschiedenen Patientenkleber, Stammblätter und Datenschnittstellen. Diese sollten ja später auch ohne SAP zur Verfügung stehen, ohne dass man den Unterschied bemerken würde.

Logischer Entwicklungsprozess
Nach einer sportlichen Entwicklungszeit wurde die erste minimalste Version zum Testen bereitgestellt und dann wöchentlich um weitere Funktionen erweitert. Knapp einen Monat später hatte man ein System, welches zumindest im Online-Modus (SAP ist erreichbar) tat, was es sollte. Dabei wurde die Gültigkeitsprüfung der Daten noch komplett von SAP übernommen und der Anwender hatte die Möglichkeit, mithilfe der SAP-Meldungen die eingegebenen Daten sofort zu korrigieren und erneut an SAP zur Validierung zu übermitteln. Bei Erfolg wurden die Daten sowohl im SAP als auch im Ausfallsystem gespeichert, um sie dort dann für eine spätere Bearbeitung vorhalten zu können. Gleichzeitig wurden Daten, die ausschliesslich im SAP hinterlegt wurden, ins Ausfallsystem gespiegelt, um diese auch dort bearbeiten zu können.

Bisher hatte man also ein System geschaffen, das zumindest das Gleiche leistet wie SAP, wenn dieses denn im Hintergrund angeschlossen ist. Das ist zwar ganz nett, hat aber erst mal nur den Vorteil, dass auf dem Benutzerrechner keine SAP-Gui mehr laufen muss, da das neue System komplett über den Webbrowser zu bedienen ist. Als Nächstes galt es, die Validierung der eingegebenen Daten durch das Ausfallsystem durchführen zu lassen und alle medizinischen Geräte mit Daten zu versorgen. Ein selbstverständlich unerlässlicher Punkt, will man doch ein Ausfallsystem schaff en, welches Daten auch ohne SAP annimmt. Nachdem dies gelungen war, nahm man sich den letzten grossen Punkt vor: die Abkopplung von SAP. Dazu war es nötig, die Daten sowohl im Ausfallsystem zu speichern, als auch später dort verändern zu können, ohne jegliche SAP-Interaktion. Sobald das SAP-System dann wieder erreichbar war, sollten die neu eingegebenen Fälle und Patienten automatisch übertragen werden, ohne dass der Anwender überhaupt bemerkt, dass SAP gerade nicht verfügbar ist.

Ins kalte Wasser gesprungen
Trotz hinreichender Tests kam dann doch ein etwas mulmiges Gefühl auf, als das Ausfallsystem dann für den Ernstfall antreten sollte. Von Freitag bis Sonntag sollte SAP «gewartet» und somit durchgehend nicht erreichbar sein. Die Mitarbeiter in der Patientenaufnahme waren vorbereitet, sie hatt en das Ausfallsystem selbst ausgiebig getestet und waren gespannt, wie sich der tatsächliche Übergang zwischen «SAP verfügbar» und «SAP nicht erreichbar» darstellen würde. Ganz unspektakulär war SAP dann irgendwann nicht mehr erreichbar, ohne dass man im Ausfallsystem etwas davon gespürt hätte. Die nächsten zwei Tage verliefen auch problemlos. Patienten konnten aufgenommen und bearbeitet werden, ohne jegliche Einschränkungen, alles ohne SAP im Hintergrund. Spannend wurde es dann nochmal am Sonntagabend, als der geplante Neustart von SAP näher rückte. Als dann die ersten Fall- und Patientendaten ins SAP einliefen und dort auch noch bearbeitbar waren, fiel wohl nicht nur den Mitarbeitern aus der Patientenaufnahme ein grosser Stein vom Herzen. Letztendlich wurden knapp 1000 Vorgänge in den drei Tagen erfasst und erfolgreich ins SAP überspielt.

Das Ergebnis überzeugt
Schnell zeigte sich, dass Systemausfälle mit dem neue Ausfallsystem ihren Schrecken verloren haben. Steht das SAP-System geplant oder ungeplant nicht zur Verfügung, wechseln die Mitarbeiter in das Ausfallsystem oder haben ohnehin bereits in diesem System gearbeitet, da dies laufend verfügbar ist. Labor, Radiologie, OP, Pflegestationen und alle anderen Abteilungen erhalten uneingeschränkt alle notwendigen Daten, um die Patienten wie gewohnt zu behandeln. Die zeitraubenden Tätigkeiten nach Beendigung des Ausfalls entfallen vollständig.

Torsten Förster ist Geschäftsführer der Firma Consight Swiss GmbH. Im Projekt bei der SRO AG fungierte er als Projektleiter. Die Firma Consight entwickelt und betreibt innovative Softwaresysteme, welche die Digitalisierung des Spitals unterstützen.

EVENTS

LOPEC

International führende Fachmesse mit Kongress für Gedruckte Elektronik

Datum: 05.-07. März 2024

Ort: München (D)

Trendtage Gesundheit Luzern

Die TGL sind die führende nationale Plattform für Trends und Perspektiven im Gesundheitswesen.

Datum: 06.-07. März 2024

Ort: Luzern (CH)

5. VVG Forum

Die eidgenössische Finanzmarktaufsicht macht Druck auf die Krankenversicherer, der Preisüberwacher auf die Tarife in den Halbprivat- und Privatversicherungen.

Datum: 07. März 2024 (Digital/Online – Teil 1) / 21. März 2024 (2. Teil – physisch)

Ort: Zürich (CH)

INTERNORGA

Leitmesse für den Ausser-Haus-Markt

Datum: 08.-12. März 2024

Ort: Hamburg (D)

IFM Day 2024

Kreislaufwirtschaft: Neue Chancen für das Facility Management durch innovative Geschäftsmodelle

Datum: 8. März 2024

Ort: Wädenswil (CH)

ZHAW-IFM Day

Der IFM-Day der ZHAW findet als Begegnungstag für FM-Ausbildung und FM-Praxis statt.

Datum: 08. März 2024

Ort: Wädenswil (CH)

Pro Wein

Internationale Fachmesse für Weine und Spirituosen

Datum: 10.-12. März 2024

Ort: Düsseldorf (D)

LogiMat

Internationale Fachmesse für Intralogistik

Datum: 19.-21. März 2024

Ort: Stuttgart (D)

Anuga FoodTec

Internationale Zuliefermesse für die Lebensmittel- und Getränkeindustrie

Datum: 19.-22. März 2024

Ort: Köln (D)

Additive Manufacturing Forum

Die Entscheider- und Expertenkonferenz bringt das gesamte Wertschöpfungssystem rund um die additive Fertigung zusammen.

Datum: 20.-21. März 2024

Ort: Berlin (D)

Führungstagung

Veranstaltung der SGGPsy und Careum 2024

Datum: 20. März 2024

Ort: Zürich (CH)

FutureHealth Basel

Accelerating the healthcare system

Datum: 21. März 2024

Ort: Basel (CH)

SWISS eHEALTH FORUM

Pusher der Digitalisierung im Gesundheitswesen

Datum: 21. März 2024

Ort: Bern (CH)

Gastia

Die Fach- und Erlebnismesse für Gastfreundschaft

Datum: 24.-26. März 2024

Ort: St.Gallen (CH)

Schoggifestival

Das Schoggifestival geht in die dritte Runde!

Datum: 24. März 2024

Ort: Zürich (CH)

HR Festival Europe

Fachmesse für HRM, trainings to business und Corporate Health

Datum: 26.-27. März 2024

Ort: Zürich (CH)

analytica

Leitmesse für Labortechnik, Analytik, Biotechnologie und analytica conference

Datum: 09.-12. April 2024

Ort: München (D)

DMEA

Connecting Digital Health

Datum: 09.-11. April 2024

Ort: Berlin (D)

Lebensmitteltag

Die führende schweizerische Lebensmittelfachtagung von bio.inspecta und SQS

Datum: 18. April 2024

Ort: Luzern (CH)

Hannover Messe

Transfoming Industry Togheter

Datum: 22.-26. April 2024

Ort: Hannover (D)

Altenpflegemesse

Leitmesse für die Pflegewirtschaft

Datum: 23.-25. April 2024

Ort: Essen (D)

Control

Internationale Fachmesse für Qualitätssicherung

Datum: 23.-26. April 2024

Ort: Stuttgart (D)

SBK Kongress

Kongress vom Berufsverband der diplomierten Pflegefachpersonen der Schweiz

Datum: 02.-03. Mai 2024

Ort: Bern (CH)

ICV Gesundheitstagung Schweiz

Controlling im Spannungsfeld von Innovation, Kostenmanagement und digitaler Transformation.

Datum: 07.05.2024

Ort: St. Gallen (CH)

IFAT

Weltleitmesse für Wasser-, Abwasser-, Abfall- und Rohstoffwirtschaft

Datum: 13.-17. Mai 2024

Ort: München (D)

HealthEXPO

Gesundheit, New Health Care und Zukunftsform

Datum: 25. Mai 2024

Ort: Basel (CH)

drupa

Weltweit führende Fachmesse für Drucktechnologien

Datum: 28. Mai-07.Juni 2024

Ort: Düsseldorf (D)

Vorsorge-Symposium

Fachmesse 2. Säule sowie ein Vorsorge-Symposium

Datum: 5. - 6. Juni 2024

Ort: Zürich (CH)

ArbeitsSicherheit Schweiz

Fachmesse für Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz und Gesundheitsförderung am Arbeitsplatz

Datum: 05.-06. Juni 2024

Ort: Zürich (CH)

EPHJ-EPMT-SMT

Internationale Ausstellung für Uhrenindustrie, Mikrotechnologie und Medizinaltechnik

Datum: 11 – 14 Juni 2024

Ort: Genf (CH)

Achema

Internationale Leitmesse der Prozessindustrie

Datum: 10.-14. Juni 2024

Ort: Frankfurt am Main (D)

Swiss Medtech

Mastering Complexity

Datum: 11. Juni 2024

Ort: Bern (CH)

PFLEGE PLUS

Die Fachmesse PFLEGE PLUS bringt Fachbesucher mit ausstellenden Unternehmen, Branchenverbände sowie Experten des Pflegemarkts zusammen.

Datum: 14.-16. Mai 2024

Ort: Stuttgart (D)

MedtecLIVE with T4M

Fachmesse für die gesamte Wertschöpfungskette der Medizintechnik

Datum: 18.-20. Juni 2024

Ort: Stuttgart (D)

Blezinger Healthcare

9. Fachkonferenz – Das Pflegeheim der Zukunft

Datum: 20.-21. Juni 2024

Ort: Luzern (CH)

e-Healthcare Circle

Immer wieder wird erzählt, welche positiven Wirkungen Digitalisierung auf das Gesundheitswesen haben kann.

Datum: 21. Juni 2024

Ort: Zürich (CH)

Blezinger Healthcare

9. Fachkonferenz - Das Pflegeheim der Zukunft

Datum: 20.-21. Juni 2024

Ort: Luzern (CH)

all about automation

Fachmesse für Industrieautomation

Datum: 28.-29. August 2024

Ort: Zürich (CH)

maintenance Schweiz

Schweizer Fachmesse für industrielle Instandhaltung und Facility Management

Datum: 28.-29. August 2024

Ort: Zürich (CH)

Rehacare

Die REHACARE ist die internationale Fachmesse für Rehabilitation, Prävention, Inklusion und Pflege.

Datum: 25. - 28. September 2024

Ort: Düsseldorf (D)

Immohealthcare

Ein Treffpunkt für die Healthcarebranche

Datum: 18. September 2024

Ort: Basel (CH)

FachPack

Europäische Fachmesse für Verpackung, Technik, Veredelung und Logistik

Datum: 24.-26. September 2024

Ort: Nürnberg (D)

Cleanzone

Internationale Fachmesse und Kongress für Reinraumtechnologie

Datum: 25.-26. September 2024

Ort: Frankfurt am Main (D)

Ilmac Lausanne

Networking. Forum. Aussteller

Datum: 25.-26. September 2024

Ort: Lausanne (CH)

Ilmac

Fachmesse für Prozess- und Labortechnologie

Datum: 18.-19. September 2024

Ort: Lausanne (CH)

Blezinger Healthcare

14. Fachkonferenz – Das Spital der Zukunft

Datum: 10.-12. September 2024

Ort: Bern (CH)

IN.STAND

Die Messe für Instandhaltung und Services

Datum: 08.-09. Oktober 2024

Ort: Stuttgart (D)

Chillventa

Weltleitmesse der Kältetechnik

Datum: 08.-10. Oktober 2024

Ort: Nürnberg (D)

SIAL

Fachmesse für Nahrungsmittel-Innovationen

Datum: 19.-23 Oktober 2024

Ort: Paris (F)

ZAGG

DER BRANCHENTREFFPUNKT MIT RELEVANTEN GASTRO-TRENDS

Datum: 20.-23. Oktober 2024

Ort: Luzern (CH)

IFAS

Fachmesse für den Gesundheitsmarkt

Datum: 22.-24. Oktober 2024

Ort: Zürich (CH)

ALL4PACK EMBALLAGE

The global marketplace for Packaging Processing Printing Handling

Datum: 04.-07. November 2024

Ort: Paris (F)

Medica

Die Weltleitmesse der Medizinbranche

Datum: 11.-14. November 2023

Ort: Düsseldorf (D)

Compamed

Schmelztiegel für High-Tech-Lösungen in der Medizintechnik

Datum: 11.-14. November 2024

Ort: Düsseldorf (D)

AUTOMA+

Pharmaceutical Automation and Digitalisation Congress 2024

Datum: 18.-19. November 2024

Ort: Geneva (CH)

Swiss Handicap

Nationale Messe für Menschen mit und ohne Behinderung.

Datum: 29. November-1. Dezember 2024

Ort: Luzern (CH)

TUTTOFOOD

Internationale B2B-Messe für Food & Beverage

Datum: 05.-08. Mai 2025

Ort: Mailand (I)

LABVOLUTION

Europäische Fachmesse für innovative Laborausstattung und die Optimierung von Labor-Workflows

Datum: 20.-22. Mai 2025

Ort: Hannover (D)

Automatica

Die Leitmesse für intelligente Automation und Robotik

Datum: 24.-27. Juni 2025

Ort: München (D)

LASER World of PHOTONICS

Weltleitmesse und Kongressfür Komponenten, Systeme und Anwendungen der Photonik

Datum: 24.-27. Juni 2025

Ort: München (D)

Swiss Medtech Expo

Fachmesse und Symposium: Inspiration, Weiterbildung und Netzwerk

Datum: 16. - 17. September 2025

Ort: Luzern (CH)

Oils + fats

Leitmesse der Öl- und Fettindustrie in Europa.

Datum: 15.-19. September 2025

Ort: München (D)

AM Expo

Fachmesse und Symposium: Inspiration, Weiterbildung und Netzwerk

Datum: 16.-17. September 2025

Ort: Luzern (CH)

CMS Berlin

Internationale Leitmesse für Reinigung und Hygiene

Datum: 23.-26. September 2025

Ort: Berlin (D)

POWTECH

Pharma.Manufacturing.Excellence

Datum: 23. - 25. September 2025

Ort: Nürnberg (D)

Anuga

Weltweite Ernährungsmesse für Handel und Gastronomie/Ausser-Haus-Markt

Datum: 04.-08. Oktober 2025

Ort: Köln (D)

A + A

Messe und Kongress für Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit

Datum: 04.-07. November 2025

Ort: Düsseldorf (D)

igeho

Internationale Plattform für Hotellerie, Gastronomie, Take-away und Care-Institutionen in der Schweiz

Datum: November 2025

Ort: Basel (CH)

Pumps & Valves

Die Fachmesse für industrielle Pumpen, Armaturen & Prozesse

Datum: 26. - 27. November 2025

Ort: Zürich (CH)

index

Weltleitmesse für Vliesen

Datum: 21.-24. April 2026

Ort: Genf (CH)

interpack

Führende Messe für Prozesse und Verpackung

Datum: 07.-13. Mai 2026

Ort: Düsseldorf (D)

Bezugsquellenverzeichnis