Mit der Anschaffung und dem Betrieb ist es nicht getan: Kliniken müssen ihre Geräte und Ausstattung regelmässig warten, prüfen und instand halten. Das betrifft eine Vielzahl von Gegenständen. Zum einen müssen medizinische- und Therapiegeräte und Ausrüstungen geprüft werden - etwa MRI-Scanner, Röntgen- und Beatmungsgeräte, Infusionspumpen oder Defibrillatoren, aber auch Rollstühle und Therapieliegen. Es ist essenziell, dass die Geräte rechtzeitig gewartet werden, um Ausfälle zu vermeiden. Auch die Gebäude und die Anlage unterstehen Wartungsvorschriften: Dies umfasst unter anderem Klimaanlagen und Heizungssysteme, Wasserversorgung, medizinische Gase, Aufzüge oder sanitäre Anlagen. Eine dauerhafte Verfügbarkeit und Funktionsfähigkeit muss sichergestellt sein.
Wartungsmanagement im Krankenhaus – eine komplexe Aufgabe
Das Wartungsmanagement ist allerdings mit einigen Herausforderungen verbunden: Medizinische Einrichtungen sind oft grosse, komplexe Organisationen mit einer Vielzahl von Anlagen und Systemen - hier gilt es den Überblick zu bewahren und die Abläufe so zu organisieren, dass der Betrieb möglichst wenig beeinträchtigt wird. Restriktionen im Budget erfordern es, Probleme früh zu entdecken, denn Reparaturkosten für medizinische Geräte können teuer werden. Klinken sind zudem verpflichtet, strenge gesetzliche Vorschriften und Richtlinien bei der Wartung ihrer Ausstattung einzuhalten. Dazu gehört auch die revisionssichere Dokumentation der Prüfungen und Wartungen. Nicht zuletzt ist die Liste der prüfpflichtigen Arbeitsmittel und Betriebsmittel lang: Die Erfüllung der gesetzlichen Betreiberpflichten ist angesichts dieser Vielzahl, der diversen Prüftermine und der möglichen Mängel nicht einfach. Den Überblick zu behalten, stellt eine Herausforderung dar.
Oft ist die Haustechnik einer Klinik dafür zuständig, dass Prüffristen für Geräte, Objekte und Ausstattung eingehalten werden. Sie behilft sich oftmals mit Excel-Tabellen, Listen oder selbstgebauten Datenbanken, um den Überblick zu bewahren. Doch damit lässt sich die Wartungsplanung nicht effizient aufstellen, da wichtige Funktionen wie die Erinnerung fehlen. Eine gut organisierte und koordinierte Herangehensweise erfordert eine Professionalisierung mit einem ausgewiesenen Tool für die Wartungsplanung.
Das Wartungsmanagement vereinfachen
Eine solche Software listet alle prüfpflichtigen Anlagen, Maschinen und Geräte übersichtlich auf und kann automatisch Meldungen für anstehende Instandhaltungen generieren. Für jedes Gerät kann ein Datenblatt mit seinem Namen, einer Beschreibung, dem Standort, der Seriennummer und weiteren Informationen wie Fotos angelegt werden. Die Software protokolliert dann, wann eine Wartung, Prüfung, Inspektion oder Reparatur stattgefunden hat und wer sie ausführte, seien es AUDIT, ISO, BetrSichV, TPM, UVV oder TBRS. Prüfberichte werden automatisch den Prüfobjekten zugewiesen und Auswertungen sind mit wenigen Klicks möglich. Bei einer Kontrolle des Gewerbeaufsichtsamts, der Berufsgenossenschaft oder einer Versicherung kann die Klinik so nachweisen, dass alle vorgeschriebenen Wartungen und Prüfungen erfolgt sind. Eine leistungsstarke Software für Wartungsmanagement bildet auch die Verwaltung von Liegenschaften und Grundstücken ab und erlaubt es, ein Anlagenkataster zu erstellen.
Die Digitalisierung nutzen
Durch die Digitalisierung werden alle Daten in einem Tool vorgehalten: So wird die Terminierung von Wartungen einfach - Termine für anstehende Instandhaltung und Prüfungen können festgelegt und Überschneidungen verhindert werden. Die Prüffristen werden bei der Vielzahl der Objekte und technischen Anlagen berücksichtigt und es wird nichts mehr vergessen. Damit können auch besonders kritische Wartungen und Prüfungen von Medizingeräten, die direkt am Patienten eingesetzt werden, abgebildet werden. Eine gute Software für das Wartungsmanagement unterstützt so dabei, die technische Anlagenverfügbarkeit sowie die Verfügbarkeit der Medizin- und Therapiegeräte sicherzustellen. Kliniken und Krankenhäuser können die Ausfallsicherheit ihrer Geräte gewährleisten und auf Wunsch ebenfalls eine vorbeugende Wartung umsetzen.
Nicht zuletzt profitiert die Geschäftsführung von einer solchen Software: Sie kann sich Controlling-Kennzahlen mit wenigen Klicks anzeigen und das Wartungsmanagement auswerten lassen, so dass auch das Qualitätsmanagement berücksichtigt werden kann. So entsteht hohe Transparenz der Arbeitsabläufe im gesamten Prüffristenmanagement und damit Planungssicherheit.
Fazit
Medizinische Einrichtungen sollten ihr Wartungsmanagement von Geräten und Anlagen mit einer Software professionalisieren. Sie erlaubt es, alle Prüfobjekte und Systeme übersichtlich zu listen und automatisch Meldungen für anstehende Wartungen zu generieren. Die Dokumentation wird rechtssicher beim Objekt hinterlegt und ist damit leicht auffindbar. Mit sicheren Geräten leisten Kliniken einen weiteren wichtigen Beitrag zur Gesundheit ihrer Patienten.
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